Get your project ready, czyli o planowaniu roku akademickiego

Gdy prowadzę zajęcia, często wykorzystuję w planowaniu projektów akademickich metodyki związane z zarządzaniem. I nie chodzi tylko o granty naukowe. Metodyka zarządzania dotyka różnych aspektów życia akademickiego – pracy zespołowej, pisania publikacji, prowadzenia eksperymentów czy sporządzania ekspertyz. Czy „ubrać w projekt” można także planowanie własnych działań w roku akademickim? Jak najbardziej tak!

To, co planujesz zrealizować od października do czerwca, to także projekt. Możesz nadać mu ramy czy wręcz koncepcyjnie rozważyć zasady, które będą porządkować Twoje działania. Możesz określić kluczowe aktywności, z sukcesem doprowadzić je do końca i zrealizować założone cele. Jak to zrobić? Wystarczy 7 kroków:

1. Ustal projekt główny

Zastanów się, jaki będzie Twój najważniejszy projekt na ten rok akademicki. Jaki cel ma ten projekt? Co chcesz dzięki niemu osiągnąć? Wskaż także, jakie osoby będą zarządzać projektem. Czy tylko Ty czy może zaangażujesz inne osoby? W przypadku zespołu wyraźnie określ, jaką rolę będą miały poszczególne osoby i za co będą odpowiadać.

Na tym etapie ważne jest uzasadnienie projektu. Dlaczego ten projekt jest ważny i dlaczego chcesz (chcecie) go zrealizować? Taka świadomość wzmocni Twoją (Waszą) motywację w czasie realizacji projektu.

2. Wskaż interesariuszy

Określ interesariuszy, czyli wszystkie osoby, które:

• będą miały wpływ na projekt,
• na które ten projekt wpłynie.

Opisz zakres zadań. Pamiętaj, żeby wskazać zarówno zadania, jakie będą realizowane w trakcie projektu, jak i te, którymi nie będziesz się zajmować. Zastanów się nad ogólnymi wymogami, które muszą zostać spełnione, by projekt się odbył. Od czego zależy sukces projektu? Jakie zasoby będą potrzebne? Na jakie koszty trzeba się przygotować?

3. Przygotuj dziennik projektu

Dziennik projektu pozwoli Ci na bieżąco śledzić postępy w realizacji projektu. Zapisuj w nim także zaistniałe problemy, zmiany czy ryzyka projektowe. Szablony takiego dziennika znajdziesz łatwo w sieci. Wystarczy, że wpiszesz „Project Logs Template”.

Do prowadzenia dziennika projektu możesz wykorzystać popularne narzędzia do zarzadzania projektami online np. Asana, Monday czy ClickUp.

4. Zorganizuj kick-off meeting

Planowanie projektu rozpocznij od tzw. kick-off meeting, czyli spotkania, w którym uczestniczą wszyscy zaangażowani w realizację projektu. Na spotkaniu przygotujcie plan komunikacji wewnętrznej, żeby przepływ informacji był sprawny. Najczęściej nieporozumienia i opóźnienia w realizacji projektu wynikają właśnie ze złej komunikacji.
Jeśli tylko Ty realizujesz projekt, także zaplanuj czas, żeby „spotkać się” z samym sobą. Wyznacz, w jaki sposób będziesz sprawdzał, czy w czasie realizacji projektu masz wszystkie potrzebne informacje i dane.

5. Dopracuj zarządzanie projektem

Gdy masz już ustalone zręby projektu, czas na detale. Rozpisz dokładnie, jakich dokumentów będziesz używać, zdefiniuj zasady pracy, przydziel zadania oraz ustal proces rozwiązywania konfliktów i podejmowania decyzji.

6. Stwórz plan pracy

Zastanów się, jakie zadania będą wykonywane w kolejnych miesiącach, tygodniach i dniach. Określ, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań i rozłóż zadania na roboczogodziny. Na tym etapie możesz już opracować szczegółowy budżet projektu oraz harmonogram pracy.

7. Przygotuj checklisty kontrolne

Podczas planowania oraz w późniejszej realizacji projektu używaj checklist, by upewnić się, że masz wszystkie potrzebne materiały i zasoby. Checklisty pozwalają też kontrolować realizację procedur oraz sprawdzić, czy komunikacja w zespole projektowym przebiega bez zakłóceń (np. czy omówiliście wszystkie aspekty projektu).

 

Struktura projektu naukowego może być bardzo złożona. O wiele bardziej złożona niż działania, jakie planujesz w danym roku akademickim. Jednak podstawowe zasady realizacji każdego projektu są takie same. Bez względu na to, czy czeka Cię międzynarodowy projekt grantowy za tysiące euro czy chcesz po prostu zrealizować swoje plany, zastosuj 7 kroków zarządzania projektem. Powodzenia w realizacji projektu!

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami naukowymi, polecam Ci moją książkę:

„Projekty naukowe. Zarządzanie w praktyce”.

Znajdziesz tam nie tylko wiedzę, jak efektywnie zarządzać projektami naukowymi, ale też, jak starać się o finansowanie, wygrywać w konkursach oraz pisać wnioski grantowe.