Jak rozpocząć projekt naukowy, żeby uniknąć chaosu

poniedziałek, 22.01.2024

Znasz to uczucie triumfu? Finansowanie na twój projekt zostało wreszcie przyznane. Zrealizujesz innowacyjny pomysł, poprawisz stan wiedzy, wpłyniesz na gospodarkę, poprawisz dobrostan obywateli… Jednym słowem świat stoi przed tobą otworem! Teraz trzeba tylko… No właśnie – zacząć cały projekt.

Tymczasem na biurku piętrzy się sterta dokumentów, a do drzwi pukają członkowie zespołu, by sprawdzić, czy na konto projektu wpłynęła już ich pierwsza pensja. O planowaniu wspólnej pracy jeszcze nikt nie myśli. Plan zakłada, że projekt rozpocznie się w ciągu kilku miesięcy, ale co dokładnie będzie do zrobienia? I jak to zrealizujemy? Te pytania wciąż wiszą w powietrzu.

Oto 6 kroków, dzięki którym dobrze zaczniesz projekt i unikniesz chaosu na kolejnych etapach.

1.     Zbierz pełną dokumentację projektową

Zanim zaczniesz pracę, zgromadź i raz jeszcze przeczytaj wszystkie dokumenty, które dotyczą projektu. Warto przestudiować zwłaszcza:

  • wniosek grantowy,
  • umowę podpisaną z grantodawcą (lub z przełożonymi, którzy reprezentują instytucję finansującą),
  • dokumenty, w których zaplanowane zostały elementy przedsięwzięcia – plan pracy wraz z harmonogramem, opisy celów i wskaźników ich realizacji oraz tabele zasobów, w tym budżet.

Jeśli dokumenty są obszerne, koniecznie wypisz z nich to, co w nich najważniejsze. Taka esencja na temat projektu przyda się później, żeby szybko znaleźć potrzebną informację bez przedzierania się przez stos dokumentacji.

2.     Zgromadź zespół

Zorganizuj pierwsze spotkanie zespołu projektowego. Pierwsze spotkanie może być nieformalne. Omówcie dokumentację, odpowiedzcie na pytania i doprecyzujcie te elementy, które nie zostały określone w pierwotnym planie (lub uległy zmianie od czasu jego sporządzenia).

Ważne! Upewnij się podczas spotkania, czy wszystkie zgłoszone osoby nadal chcą realizować zadania oraz czy zgadzają się na ustalone warunki współpracy. Dzięki temu unikniesz sytuacji, że nagle ktoś „wysypie się”, gdy oficjalnie projekt ruszy.

3.     Przeanalizuj plan pracy

Dokładnie sprawdź, co konkretnie i na kiedy jest do zrobienia. Projekty podczas realizacji często potykają się o czyjeś „A ja myślałem, że…”. Dlatego opisz każde zadanie tak, by było zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. Jasno poinformuj, jaki jest termin realizacji poszczególnych zadań. Upewnij się, że wszyscy te terminy znają i akceptują.

4.     Ustal podział zadań i zakres odpowiedzialności

W porozumieniu z pozostałymi członkami zespołu doprecyzuj podział zadań i odpowiedzialności zgodnie z wcześniej ustalonymi warunkami współpracy. Upewnij się, że każdy uczestnik projektu wie, co ma w najbliższym czasie do zrobienia i za co będzie odpowiadał w projekcie.

5.     Zabezpiecz zasoby początkowe

Bądź w kontakcie z przełożonymi i upewnij się, że zasoby potrzebne na uruchomienie oraz pierwszy trymestr realizacji projektu zostały zabezpieczone.

Zwróć szczególną uwagę na powierzchnie biurowe i laboratoryjne oraz środki na materiały i wypłaty dla członków zespołu. Pierwszy wniosek o płatność ze strony instytucji finansującej może zostać zrealizowany z opóźnieniem, więc na wszelki wypadek omów tę kwestię z osobą, która zajmie się rozliczaniem projektu.

6.     Ustal zasady komunikacji

Już na pierwszym spotkaniu ustalcie datę kolejnego. Omówcie też strukturę i zasady:

  • komunikacji wewnętrznej (między członkami zespołu),
  • komunikacji zewnętrznej (z innymi jednostkami, instytucjami, beneficjentami projektu).

Komunikacja musi być sprawna. To od niej w głównej mierze zależy płynna realizacja projektu. Każda osoba w zespole musi być na bieżąco wiedzieć, co dzieje się w projekcie. Musi także dysponować takim zakresem informacjami, jaki będzie jej potrzebny do realizacji swoich zadań.

Czas na start projektu!

Gdy już każdy wie, co, kiedy i na jakich zasadach jest do zrobienia, a także gdzie szukać dalszych informacji, możecie rozpocząć projekt i przejść do działania. I nie zrażaj się, jeśli początkowo pojawi się jeszcze wiele pytań. To normalne. Jednak Ty masz ustalony punkt wyjścia i teraz na spokojnie możesz zacząć pracę nad szczegółami projektu.

 

A jak poradzić sobie z kolejnymi etapami realizacji projektu? Niebawem podrzucę Ci kilka rad w kolejnym artykule.

Możesz także sięgnąć po moją książkę Projekty naukowe. Zarządzanie w praktyce. To ponad 230 stron praktycznej wiedzy o tym, jak efektywnie zarządzać projektami naukowymi, starać się o finansowanie, wygrywać w konkursach oraz pisać wnioski grantowe.

 

 

A jeśli chcesz potrenować razem ze mną realizację projektu? Zapraszam Cię na moje szkolenia grupowe dla naukowców.

Trzymam kciuki za Twój projekt!

Może zainteresuje Cię też...

Umiejętności dydaktyczne to jedna z podstawowych umiejętności naukowca. Wielu z nas uczy i młodszych, […]

Znasz to uczucie triumfu? Finansowanie na twój projekt zostało wreszcie przyznane. Zrealizujesz innowacyjny pomysł, […]

Gdy prowadzę zajęcia, często wykorzystuję w planowaniu projektów akademickich metodyki związane z zarządzaniem. I […]