Procesy zarządcze to dla wielu trudna konieczność, często mało znana, postrzegana przez badaczy jako nie zawsze korzystna dla nich i dla nauki. Mimo to większość naukowców, aby pozyskać fundusze grantowe, decyduje się nadać działaniom badawczym formę projektu, a następnie realizuje go w wąskim lub szerszym gronie. Tak zwane „podejście projektowe” wymaga jednak dodatkowych nakładów pracy, czasu i sił, nie jest przy tym tożsame z otrzymaniem dodatkowej gratyfikacji. Być może z tego powodu, wśród haseł obiegowego słownika akademickiego „grantoza” jest jednym z najczęściej używanych. Słowo to obrazuje determinację, lecz także stres i niepewność badaczy w niełatwej roli zarządzających projektami oraz ubiegających się o środki na realizację kolejnych przedsięwzięć.*
W jaki sposób zaplanować i z sukcesem zrealizować przedsięwzięcie naukowe? Niniejszy artykuł kieruję do młodych naukowców, którzy rozpoczynają drogę badawczą i pragną lepiej zarządzać własnymi projektami. Znajdą oni tu porady, które ułatwią rozpoczęcie oraz rozwijanie przedsięwzięć naukowych. Jeśli natomiast materiał znajdzie się w rękach doświadczonego naukowca, który dobrze już zna się na zarządzaniu projektami badawczymi, zachęcam go do podzielenia się tekstem z osobami młodszymi stażem, zwłaszcza z doktorantami.
Zestaw definicji
Najważniejsze jest, by poprawnie zidentyfikować projekty – te, którymi już się zajmujemy lub które możemy współorganizować – i nadać im adekwatne ramy zarządcze. Projektem jest każdy zestaw działań przewidzianych do realizacji w określonym czasie, dobranych w celu otrzymania konkretnych rezultatów[1]. Aby nazwać go projektem naukowym, należy zawrzeć w nim działania, z których choć część będzie miała charakter badawczy, a następnie opisać je i nadać im formę propozycji, planu lub spisu informacji [2]. Czym jest projekt naukowy i jakie są jego cechy lub główne elementy? Określimy tak przede wszystkim zestaw czynności powiązanych ze sobą i ograniczonych w czasie. Podjęte działania powinny mieć aspekt unikatowy, dlatego ważna będzie oryginalność zaplanowanych badań [3]. Wszystkie czynności projektowe muszą też być celowe oraz zaplanowane i realizowane zgodnie z budżetem, z uwzględnieniem zakresu obowiązków realizatorów. Wreszcie, projekt naukowy powinien opierać się na wykorzystaniu zasobów różnego rodzaju oraz kategorii, w tym np. stanowisk i kompetencji, finansów, produktów czy usług, a także zakładać dobór zespołu, uwzględniając interdyscyplinarność oraz różnorodność jego członków. Podczas planowania własnych projektów warto rozważyć każdy z wymienionych aspektów, choć każde przedsięwzięcie będzie miało własny, unikatowy profil. W efekcie, niektóre elementy będą w nim bardziej eksponowane, a inne mniej. W ujęciu praktycznym, projektem naukowym może być zarówno trzyletni, spójny względem celu zestaw działań laboratoryjnych prowadzonych przez zespół naukowców kilku dyscyplin, jak i doktorat nauk humanistycznych i społecznych. Możemy też nazwać w ten sposób przedsięwzięcie o mniejszym zasięgu, obejmujące publikację, konferencję czy krótkoterminowe działania badawczo-dydaktyczne. Czym wobec tego będzie zarządzanie projektem naukowym? Wedle przyjętej definicji jest to „zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi, technik i metod do prowadzenia działań określonych w projekcie w celu uzyskania rezultatów naukowych; obejmuje następujące działania: planowanie, budowanie zespołu, realizację, monitorowanie, kontrolowanie przebiegu, analizę ryzyka, zamknięcie i ewaluację”[4]. Oczywiście, to od stopnia złożoności oraz unikatowych cech projektu zależy, które z tych procesów będą najbardziej rozwinięte.
Zawsze na bieżąco
Aby rozpocząć zarządzanie projektem naukowym, trzeba najpierw zidentyfikować możliwe do zrealizowania działania o potencjale badawczo-rozwojowym, a następnie ‒ w odniesieniu do nich ‒ sporządzić dokumentację zawierającą m.in. harmonogram i budżet przedsięwzięcia. Warto wówczas wiedzieć, gdzie i w jaki sposób można pozyskać fundusze. Potrzebne informacje gromadzimy sukcesywnie, tak by stopniowo stworzyć własną bazę danych uwzględniającą przede wszystkim rodzaje i kalendarium konkursów, instytucje finansujące oraz potencjalnie interesujące programy. Polecam także czytanie i analizowanie poradników, aktualności czy wzorcowych wniosków grantowych udostępnionych przez instytucje finansujące oraz przez osoby bądź podmioty, które otrzymały grant. Pozyskana w ten sposób wiedza pozwala na swobodniejsze poruszanie się wśród konkursów oraz poprawne identyfikowanie możliwych do sfinansowania działań. Z czasem można też nauczyć się dostrzegać kształtujące się trendy krajowe i międzynarodowe, co jest tylko krokiem do przewidywania zmian w konkursach oraz wprowadzania udoskonaleń we wnioskach projektowych. Wiedzę można pozyskiwać bezpośrednio od instytucji lub szukać jej u indywidualnych ekspertów – na prowadzonych przez nich blogach, podczas szkoleń czy konferencji.
Elastyczne działanie
Najważniejsze jest, by nie dawać się zaskoczyć: do każdego konkursu, naboru, rozpoczęcia projektu trzeba przygotować się z możliwym wyprzedzeniem. Nie należy działać pochopnie, a działania nagłe, czynione pod wpływem chwili, warto zastąpić planowaniem, przewidywaniem i strategicznym myśleniem. Opracowanie projektu wraz z jego głównym opisem, harmonogramem, budżetem oraz działaniami administracji i komunikacji to czasochłonne zadanie, które nie może być pozostawione na ostatni moment. Co więcej, regularne przeznaczanie określonego czasu na refleksję nad własnymi działaniami badawczymi pozwala już po paru tygodniach mieć w szufladzie kilka prostych pomysłów na projekt naukowy. Tak przemyślaną dokumentację można modyfikować w miarę potrzeb – własnych, zespołu lub ogłoszonego konkursu. Warto też nieustannie poszukiwać inspiracji i stale rozwijać kontakty z myślą o kolejnych przedsięwzięciach.
Stopniowanie zasięgu
Stworzenie dużego, kilkuletniego, zespołowego projektu naukowego nie stanie się od razu. Uzyskanie odpowiedniej wiedzy i doświadczenia zajmie wiele czasu, warto więc stopniować działania i powoli, systematycznie poszerzać ich zasięg. Mam na myśli po pierwsze aspekt finansowy: nierzadko trzeba najpierw pozyskać i rozliczyć niewielką sumę z małego grantu lub nawet dotacji, aby móc podjąć rywalizację w projektach i konkursach wymagających większego nakładu środków. Po drugie, warto stopniować czas i „trenować” działania zarządcze w projektach krótkich, kilkumiesięcznych, by w miarę nabywania umiejętności przejść do realizacji długofalowych. Kolejnym aspektem jest wielkość współpracującego zespołu: można zacząć od działań w ograniczonym, niewielkim składzie, a następnie zaprosić kolejne osoby i zrealizować z nimi większe przedsięwzięcia. Podobnie jest z częścią badawczą projektu: łatwiej zarządzać zadaniami naukowymi o mniejszym stopniu złożoności, wymagającymi użycia ograniczonej infrastruktury laboratoryjnej. Stopniowanie zasięgu projektu jest działaniem logicznym, pozwalającym naukowcowi ćwiczyć dobre nawyki zarządcze. W dodatku łatwiej uzyskać finansowanie grantowe badaczowi, który wykaże się kilkuletnim, stopniowo zdobywanym doświadczeniem badawczym i projektowym, niż osobie, która aplikuje od razu o grant na duże przedsięwzięcie.
Planuj i organizuj
Na każdym prowadzonym przez siebie szkoleniu kieruję do doktorantów nauk o zarządzaniu jedno pytanie: Co robicie, gdy macie pomysł na projekt i chcecie odnieść sukces, otrzymać pozytywny rezultat działań? Niezmienne otrzymuję odpowiedź: Musimy go dobrze zaplanować.
Im ważniejszy jest dla badacza projekt naukowy, tym więcej czasu poświęci on na przygotowania. Wiemy oczywiście, że badań nie da się zaplanować w każdym szczególe – nie zawsze można z góry określić pełne parametry dla serii eksperymentów lub przewidzieć zapotrzebowanie na wszystkie składniki syntezy. Często już w trakcie realizacji przedsięwzięcia zachodzą zmiany, odchylenia od pierwotnego planu. Trzeba jednak zrobić, co tylko możliwe, by zminimalizować ryzyko i doprecyzować projekt. W szczególności należy uwzględnić czas potrzebny na dopełnienie koniecznych procedur (dotyczących testów, norm, kalibracji, prototypowania itp.), gdyż jego niedoszacowanie utrudni płynną realizację zadań. Trzeba również przemyśleć i przygotować dokumentację projektową jeszcze przed rozpoczęciem działań, ponieważ gdy projekt wejdzie w fazę realizacji, cofanie się w stronę pracy administracyjnej będzie kontrproduktywne. Jeśli wszystkie formularze, wzory umów, raportów, bilansów i zestawień będą przygotowane wcześniej, więcej czasu będzie można przeznaczyć na pracę naukową. O pomoc warto zwrócić się do personelu wsparcia administracyjnego uczelni – wiele wzorów dokumentów zostało już opracowanych i są użyczane na potrzeby kolejnych realizacji, usprawniając ich przebieg. Wśród planów przedsięwzięcia nie powinno też zabraknąć szczegółowego opisu każdego z zadań. Należy przy tym uwzględnić potrzebne zasoby oraz konieczną dla realizacji infrastrukturę.
Struktura projektu
Gdy naukowiec planujący projekt napotka właściwy konkurs, umożliwiający pozyskanie finansowania, kluczowe staje się prawidłowe przygotowanie wniosku grantowego. Należy wówczas gruntownie przeczytać wytyczne otrzymane od grantodawcy, w tym zarówno formularze wniosku, jak i załączone dokumenty. Warto także zajrzeć do dostępnych w internecie przewodników oraz wejść na strony instytucji finansujących naukę, w tym na prowadzone przez nie fora zawierające pytania, odpowiedzi i porady dla osób zainteresowanych uczestnictwem w konkursach. Formularz wniosku grantowego wymaga nadania projektowi precyzyjnej, ściśle dostosowanej do wymogów danego konkursu struktury. Punktacja przyznana za poszczególne części dokumentu zależy od zbieżności zawartych w nim informacji z oczekiwaniami sformułowanymi przez grantodawcę. W każdej rubryce musi znaleźć się precyzyjna i zwarta odpowiedź, która bezpośrednio odpowiada na zadane w konkursie pytania lub postawione w nim problemy. Na potrzeby konkursowe warto przygotować pisemną analizę podmiotu przyjmującego projekt, w tym opis infrastruktury ośrodka badawczego oraz portfolio osób uczestniczących w przedsięwzięciu. Ważne będzie jednoznaczne wykazanie, że instytucja posiada gotowość badawczą, czyli że zatrudni kompetentny zespół, któremu na warunkach określonych we wniosku zapewni zasoby niezbędne do realizacji proponowanych badań. Dobra prezentacja doświadczenia w organizowaniu projektów może być czynnikiem decydującym o przyznaniu finansowania. Równie istotne jest przedstawienie struktury celów – głównego oraz pośrednich, a także środków, za pomocą których cele te zostaną osiągnięte. We wniosku grantowym trzeba także umieścić opis spodziewanych rezultatów działań, z uwzględnieniem zarówno kryteriów jakościowych i ilościowych, jak i twardych oraz miękkich [5] . Warto przy tym określić spodziewany zakres wpływu (ang. Impact) tak na środowisko akademickie, naukowe, jak też na otoczenie społeczno-gospodarcze uczelni. Aspekt ten przybrał na znaczeniu w kontekście nowych zasad ewaluacji uczelni – w myśl Ustawy 2.0 stanowi jedno z trzech głównych kryteriów oceny jednostek badawczych[6] . Ponadto, jeśli planujemy ubiegać się o finansowanie z funduszy unijnych lub norweskich, należy gruntownie przemyśleć ramy prawne i etyczne, w które wpisane zostaną poszczególne działania. We wniosku konkursowym o charakterze międzynarodowym oczekuje się także odniesienia do tzw. zagadnień przekrojowych, uznawanych przez grantodawcę za istotne, bez względu na program badawczy czy konkurs. Ich lista, obejmująca m.in. zasady równego traktowania, aspekty zrównoważonego rozwoju, wyzwania globalne czy odpowiedzialne badania i innowacje (ang. Responsible Research and Innovation, RRI), będzie precyzyjnie określona w dokumentacji grantowej [7] . Jeśli nawet będą wskazane jako elementy nieobowiązkowe, ujęcie ich we wniosku zadziała na korzyść aplikującego.
Najważniejsza jest wytrwałość
Elastyczność i dynamika przedsięwzięć naukowych to wyzwanie nawet dla doświadczonych badaczy. Aplikowanie o fundusze grantowe jest zadaniem niemierzalnym i nierzadko naznaczonym porażką. W najtrudniejszych chwilach, po otrzymaniu odmowy finansowania badań, warto pamiętać, że nikt nie jest odosobniony – za świetlistymi sukcesami grantobiorców stoi wiele prób i błędów. Laureaci konkursów grantowych niejednokrotnie podkreślali, jak wiele razy przed otrzymaniem finansowania ich projekty były krytykowane i odrzucane. Jeśli pragniemy odnieść sukces, wytrwałość jest do niego jedyną drogą.
___
*Artykuł ukazał się pierwotnie w czasopismie „PWN Nauka” M. Gołaszewska (red.), Nr 3(14) listopad-grudzień 2020, ISSN 2719-4299, ss. 14-18.
1 K. Jasińska, Sukces organizacji projektowej czy sukces projektu – identyfikacja kluczowych czynników sukcesu, „Zarządzanie i Finanse (Journal of Management and Finance)” 2016, tom 14, nr 2, s. 158; M. Wyrwicka, Zarządzanie projektami, Poznań 2004, s. 3.
2 J. Małkuch-Świtalska, Projekty naukowe. Zarządzanie w praktyce, Warszawa 2020, s. 216.
3 J. Bell , Doing your Research Project. A guide for first-time researchers in education, health and social science, Nowy Jork 2005, s. 117.
4 J. Małkuch-Świtalska, Projekty naukowe. Zarządzanie w praktyce, Warszawa 2020, s. 217.
5 W projektach finansowanych z funduszy strukturalnych dominuje podział na outputs i results. Zob. European Commission, Guidance document on monitoring and evaluation. The programming period 2014–2020, Bruksela 2014, s. 10; http://ec.europa.eu/regional_policy/ sources/docoffic/2014/working/wd_2014_en.pdf, dostęp15.11.20.
6 Ustawa z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668, z późn. zm.).
7 Zob. wytyczne Komisji Europejskiej nt. zagadnień przekrojowych programu Horyzont 2020: https://ec.europa.eu/research/participants/ docs/h2020-funding-guide/cross-cutting-issues/cross-cutting-issues_ en.htm, dostęp 15.11.20.
